Kurzanleitung Rovercamp Deck

Einführung

Deck ist ein Tool zur Aufgabenverwaltung, welches ab sofort in der Rovercamp Vorbereitung und vor Ort für sämtliche Aufgaben benutzt wird.

Durch die Einführung von Deck sollen Aufgaben transparenter dargestellt und verwaltet werden können. Folgende Ziele werden hiermit erreicht:

  • Einfachere Übernahme von Aufgaben durch andere Personen
  • Einfachere und klare Struktur der Vorbereitungstreffen

Erreichbarkeit

Alle Aufgaben der Rovercamps sind in zwei verschiedenen Boards gestaffelt:

  1. Rovercamp Vorbereitung (Link)
    • Dient für alle Aufgaben, die vor der Anreise auf dem Camp erledigt werden müssen
  2. Rovercamp Vor Ort (Link)
    • Dient für alle Aufgaben, die nur vor Ort auf dem Camp durchgeführt werden können

Begriffsdefinitionen

Aufgabe

Eine Aufgabe beschreibt eine auszuführende Tätigkeit einer oder mehrerer Personen. Eine Aufgabe besitzt folgende Eigenschaften:

  • Schlagwort
  • Fälligkeitsdatum
  • Bearbeiter
  • Beschreibung
  • Anhänge
  • Zeitachse

Stapel

Ein Stapel dient zur Statusanzeige einer Aufgabe. Jede Aufgabe ist einem Stapel zugewiesen und wird in diesem gelagert. Für die Rovercamp Boards sind folgende Stapel definiert:

  • To-Do
    • Eine Aufgabe ist angelegt und wird aktuell nicht bearbeitet
  • In Arbeit
    • Eine Aufgabe befindet sich in Arbeit
  • Rückfragen
    • Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind Rückfragen entstanden, welche bei dem nächsten Vorbereitungstreffe besprochen werden müssen
    • Bei oder nach der Bearbeitung der Aufgabe möchte der Bearbeiter die (Zwischen)Ergebnisse vor der Gruppe vorstellen
  • Abgeschlossen
    • Die Aufgabe ist vollständig abgeschlossen

Zeitachse

Die Zeitachse dient zum Anzeigen sämtlicher mit einer Aufgabe ausgeführter Aktionen. Über den Reiter Zeitachse kann eine Aufgabe außerdem von jedem Benutzer kommentiert werden.

Schlagworte

Schlagworte dienen zur Klassifizierung von Aufgaben. Hierdurch entsteht neben dem Stack und dem Bearbeiter eine deutliche Trennung von Aufgabengebieten. Jede Aufgabe kann einem oder mehrerer der folgendne Schlagworte zugewiesen werden:

  • Programm
  • Helfer
  • Infrastruktur
  • Allgemein

Archiv

Jede Karte kann aus jedem Stapel heraus Archiviert werden. Hierdurch ist sie nicht mehr in dem Deck, sondern im Archiv des Decks verfügbar.

Bei der Rovercamp Vorbereitung wird das Archiv genutzt, um Aufgaben für das nächste Camp zu Konservieren. Im Archiv befinden sich keine Aufgaben, welche für das aktuelle Jahr noch bearbeitet werden müssen.

Mit Deck Arbeiten

Anlegen einer Aufgabe

  1. Eine Aufgabe wird angelegt durch klicken auf  unter einem Stapel.
  2. Vergebt dann einen möglist kurzen aber aussagekräftigen Kartentitel (Aufgabentitel)
  3. Klickt dann die eben erstellte Aufgabe an, und fügt folgende Informationen hinzu:
    • Beschreibung (zwingend erforderlich!!)
      • Hier die Aufgabe bitte so genau wie möglich beschreiben, auch wenn ihr selbst der Bearbeiter seid. Dies hilft zukünftigen Generationen, die Aufgabe auch so gut wie ihr auszuführen.
    • Fälligkeitsdatum
    • Benutzer
    • Schlagworte
    • Anhänge

Aufgabe bearbeiten

Eine Aufgabe durchläuft in der Rovercamp Vorbereitung immer folgende Stationen:

  1. To-Do
  2. In-Arbeit
  3. (optional) Rückfragen
  4. Abgeschlossen
  5. Archiv

Um eine Aufgabe in einen anderen Stapel zu überführen, klickt auf die Aufgabe, und zieht sie auf den entsprechenden Stapel. Auf Mobilgeräten ist dies entwas umständlich, funktioniert allerdings auch hier.

Tipps und Kniffe

  • Installiert euch die Nextcloud App auf euer Mobiltelefon. Ihr bekommt hierdurch Benachrichtigungen, wenn eine eurer Aufgaben sein Fälligkeitsdatum erreicht
  • Ändert in eurer Nextcloud euer Profilbild. Hierdurch können Aufgabenzuständigkeiten einfacher erkannt werden
  • Aufgabenbeschreibungen können mit der Markdown Sprache formatiert werden. Siehe infos dazu hier